電子定款の作成と認証の手続きです

会社設立にたっては定款を作成しなければならないおとが、法律で義務づけられています。

その際、紙を用いて定款を作成するのではなく、電子データにすれば印紙税を非課税とすることができるのです。このように電子データで作られた定款は電子定款と呼ばれております。もちろん公証役場で電子定款の認証を受けることもできます。最初の原稿は、たとえばWordなどの文書作成ソフトで作るところまでは、紙の定款の場合と変わりません。文書作成ソフトで作った原稿をPDFファイルに変換する手続きが必要となります。

PDFファイルへ変換可能なソフトは幾つかありますが、どのソフトを使ってもいいわけではありません。というのは、デジタル文書が正確なものであることを証明する電子署名が挿入できる機能が付加されたPDFファイルに変換しなければならないのです。手順としてはPDFファイルへの変換の完了後、電子署名を付けることになります。電子署名を付けるにあたっては、市区町村役場で住民基本台帳カードを取得し、電子証明書を発行する手続きをとります。電子証明書とは、実印でいうところの印鑑証明書にあたるものと考えていいでしょう。

また、住基カードに記録された電子証明書を読んでいくためには、ICカードリーダライタというがなければなりません。なお、電子定款の認証に際しても、事前に指定公証人のいる公証役場と打ち合わせをした上で、オンラインで公証人に送信します。認証を受けた電子定款のデータは、公証役場に直接行って、CD-RやUSBメモリなどの媒体で受け取ることとなっています。

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