電子定款の有用性について

昨今、様々な形や規模で行われてきた活動に対し見直しや再評価がされ多くの団体が特定非営利活動法人(とくていひえいりかつどうほうじん、英:Not-forprofitOrganization)や、非政府組織(ひせいふそしき、英:non-governmental-organizations)といった様に、法人格や同等組織として設立するケースが目立っています。

また、過疎地域や中小団体が起業を行い、会社として活動するケースも多くあります。その際、登記書類や提出書類などの多くが「紙媒体」で行われていますが、膨大な量により事務所内で保管する際には、場所を取ってしまったり、必要な際に迅速に見聞できない事態もあります。

幸いなことに、タブレット型端末の普及により、案内業務や検索がスムーズ且つ的確に行われている現在、保管書類や閲覧情報をすべてデータ化し、必要な場所・必要なタイミングで誰もが簡単に情報を獲れる時代となりました。その中でも特に様々な場面で必要となるものが「定款」です。これを、電子定款として定めることにより、持ち歩きや印刷提出など多くの場面で有用性が発揮できます。例として、金融機関からの要請を電子定款で確認して頂く。

官公庁での審査や提出にデータを用いる。取引先や出張先で、詳細な文言の確認が必要なとき。急遽必要部数が増えた時などのイレギュラーな事態にも、電子定款をはじめ団体書類を一元してデータ化することで素早い対応が可能で相手方に対して不都合な場面は起きえません。この様に、様々な場面で有用できる電子データは、特にセキュリティ対策が必要ですがその面をカバーできる際には、必ず「大きな力」となります。

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